Nastavenie nového zamestnanca

Skôr než začnete

Pripravte si tri veci: celé meno osoby, worker number (vaše vlastné interné referenčné číslo zamestnanca — musí byť jedinečné v rámci organizácie) a alias — krátku prezývku, ktorou sa na osobu odvoláva zvyšok aiku, takže zvoľte niečo rozpoznateľné ako maria alebo j.smith. Ak sa bude do aiku prihlasovať, rozhodnite sa aj o jeho používateľskom mene a počiatočnom hesle.

Vytvorenie zamestnanca

Otvorte svoju organizáciu, prejdite na HR → Employees a stlačte Create Employee. Formulár je jedna stránka s piatimi sekciami; povinná je len hŕstka polí a k zvyšku sa môžete neskôr vrátiť cez Edit.

Personal information

Tu je povinné len Name. Zvyšok — dátum narodenia, osobný email, telefón, domáca adresa, núdzový kontakt, identifikačný doklad a voľné poznámky — sa oplatí zaznamenať, kým máte podklady po ruke, no nič vám nebráni uložiť aj bez toho.

Employment

Táto sekcia obsahuje povinné polia:

• Worker Type — je táto osoba employee, volunteer, alebo temporal worker? Ide o to, kým je pre organizáciu, nie o jej pracovný čas.
• Employment Type — full time alebo part time.
• Worker number a Alias — jedinečné referencie opísané vyššie.
• Work email — jeho firemná adresa, ak nejakú má. Ak mu nižšie pridelíte prihlásenie, táto adresa sa stane emailom na jeho používateľskom účte.
• State — vyberte Hired pre osobu, ktorá podpísala zmluvu, ale nastupuje k budúcemu dátumu, alebo Working pre osobu, ktorá už pracuje. (Neskôr v jeho pracovnom pomere sa záznam môže presunúť na Leaving a napokon Left — odchádzajúci zamestnanci sa nikdy nevymazávajú, takže ich história ostáva neporušená.)
• Employment start at — jeho prvý deň.

Job

• Job Title — voľný text; pole navrhuje tituly už použité inde, aby vaše pomenovania zostali konzistentné.
• Position — toto je tá dôležitá časť. Positions sú roly zo zoznamu pracovných pozícií vašej organizácie a rozhodujú o tom, čo daná osoba v aiku vidí a môže robiť. Niektoré pozície platia pre celú organizáciu; iné sú vymedzené, takže si vyberiete, ktoré obchody, fulfilmenty alebo sklady daná rola pokrýva — supervízor obchodu len pre jeden obchod, picker v jednom sklade, ale nie v inom. Jedna osoba môže mať naraz viac pozícií. Ak sa bude prihlasovať, vyberajte tieto pozorne: jeho menu v aiku sa z nich zostavuje.

Contract

Voliteľné: dátum začiatku a konca zmluvy plus jeho annual leave days. Ak zadáte dátum začiatku zmluvy, aiku pre neho založí riadny záznam zmluvy, ktorý neskôr nájdete v záložke Contracts zamestnanca — spolu s ďalšími budúcimi zmluvami, ako sa podmienky menia.

User credentials

Ak túto sekciu necháte prázdnu, osoba v HR existuje, ale nemá prihlásenie — čo je správne pre skladový alebo predajný personál, ktorý sa dotýka len dochádzkového zariadenia. Vyplňte Username a Password a aiku vytvorí jeho používateľský účet v tej istej chvíli, ako vytvorí zamestnanca. Účet automaticky prevezme jeho meno a pracovný email a pri prvom prihlásení ho aiku vyzve, aby si zvolil vlastné nové heslo — takže to, ktoré tu zadáte vy, je len otvárač dverí, nie tajomstvo, ktoré treba chrániť navždy.

Čo sa stane po uložení

Stlačenie save vás presunie na stránku nového zamestnanca a na pozadí sa už stalo niekoľko vecí:

• Objaví sa v zozname HR → Employees, vo vašich číslach o počte zamestnancov a v zoznamoch pracovných pozícií pre role, ktoré ste mu pridelili.
• Ak je jeho stav Working, aiku mu už vydalo dochádzkový PIN, takže sa môže od prvého dňa pípať na dochádzkovom zariadení. PIN si môžete pozrieť — alebo vydať nový — z jeho stránky zamestnanca.
• Jeho výkazy pracovného času sa začnú zbierať hneď, ako začne pípať, v záložke Timesheets zamestnanca.
• Ak ste vytvorili prihlásenie, môže sa hneď prihlásiť s používateľským menom a heslom, ktoré ste nastavili (heslo zmení pri prvom vstupe), a vidí presne to, čo mu jeho pozície umožňujú.

Čokoľvek ste preskočili — adresu, dátumy zmluvy, ďalšie pozície — je na jedno kliknutie vzdialené pod Edit na jeho stránke.