Dar de alta a un nuevo empleado

Antes de empezar

Ten a mano tres cosas: el nombre completo de la persona, un worker number (tu propia referencia interna de personal — tiene que ser único dentro de la organización) y un alias — un apodo corto que el resto de aiku usa para referirse a ella, así que elige algo reconocible como maria o j.smith. Si va a entrar en aiku, decide también su nombre de usuario y una contraseña inicial.

Crear el empleado

Abre tu organización, ve a HR → Employees y pulsa Create Employee. El formulario es una sola página con cinco secciones; solo unos pocos campos son obligatorios, y puedes volver más tarde a completar el resto desde Edit.

Personal information

Aquí solo es obligatorio el Name. El resto — fecha de nacimiento, correo personal, teléfono, dirección, contacto de emergencia, documento de identidad y notas libres — merece la pena rellenarlo mientras tienes el papeleo delante, pero nada te impide guardar sin ello.

Employment

Esta sección es donde están los campos obligatorios:

• Worker Type — ¿es esta persona un employee, un volunteer o un temporal worker? Esto describe qué es para la organización, no su horario.
• Employment Type — full time o part time.
• Worker number y Alias — las referencias únicas descritas arriba.
• Work email — su correo de empresa, si tiene uno. Si le das acceso más abajo, este pasa a ser el correo de su cuenta de usuario.
• State — elige Hired para alguien que ya ha firmado pero empieza en una fecha futura, o Working para alguien que ya está trabajando. (Más adelante el registro puede pasar a Leaving y finalmente a Left — a quien se va nunca se le borra, así que su historial queda intacto.)
• Employment start at — su primer día.

Job

• Job Title — texto libre; el campo sugiere títulos ya usados en otros sitios para que tu nomenclatura sea coherente.
• Position — este es el importante. Los positions son los roles de la lista de puestos de tu organización, y son los que deciden qué puede ver y hacer la persona en aiku. Algunos puestos aplican a toda la organización; otros están acotados, así que eliges qué shops, fulfilments o warehouses cubre el rol — un supervisor de shop para un único shop, un picker en un warehouse pero no en otro. Una persona puede tener varios puestos a la vez. Si va a entrar en aiku, elige esto con cuidado: sus menús se construyen a partir de ellos.

Contract

Opcional: una fecha de inicio y fin de contrato más sus annual leave days. Si indicas una fecha de inicio de contrato, aiku archiva un registro de contrato propiamente dicho, que luego encuentras en la pestaña Contracts del empleado — junto con cualquier contrato futuro a medida que cambien las condiciones.

User credentials

Si dejas esta sección en blanco, la persona existe en HR pero no tiene acceso — correcto para personal de almacén o de tienda que solo va a usar una máquina de fichaje. Rellena un Username y una Password y aiku crea su cuenta de usuario en el mismo momento en que crea el empleado. La cuenta toma su nombre y su work email automáticamente, y la primera vez que entra aiku le obliga a elegir una contraseña nueva propia — así que la que escribes aquí solo abre la puerta, no es un secreto que haya que proteger para siempre.

Qué pasa al guardar

Al pulsar guardar aterrizas en la página del nuevo empleado, y varias cosas ya han pasado por detrás:

• Aparece en la lista de HR → Employees, en tus cifras de plantilla y en las listas de puestos de los roles que le hayas dado.
• Si su state es Working, aiku ya le ha emitido un PIN de fichaje, así que puede fichar entrada y salida en una máquina de fichaje desde el primer día. Puedes ver el PIN — o generar uno nuevo — desde su página de empleado.
• Sus timesheets empiezan a acumularse en cuanto fiche por primera vez, en la pestaña Timesheets del empleado.
• Si le creaste un acceso, puede entrar de inmediato con el usuario y la contraseña que fijaste (cambiando la contraseña al primer intento), viendo exactamente lo que sus puestos permiten.

Cualquier cosa que te hayas saltado — dirección, fechas de contrato, puestos adicionales — está a un clic de distancia en Edit, en su página.