Hablar con compañeros en el chat interno

Dónde está

Cada pantalla de aiku tiene una barra de mensajes estrecha a la derecha. Haz clic para desplegarla. Muestra quién está en línea ahora, tu equipo y tus mensajes abiertos, con un contador rojo para lo no leído. En un móvil o tablet la conversación se abre como una hoja a pantalla completa con botones grandes; en un ordenador se abre como una ventana pequeña al pie de la página, y Open full view te lleva a una versión a página completa con la lista de conversaciones a la izquierda.

La barra también tiene abajo la entrada Customer chats para quienes están configurados como agentes de chat. Ese es el chat de la web descrito en Hablar con clientes por Chat, una cosa distinta.

Escribir a un compañero

Abre la barra, busca a la persona en Everyone online o Find a coworker… y haz clic en su nombre. Un compañero es cualquiera que trabaje en una organización a la que tú también tienes acceso. Escribe y pulsa Intro. Está todo lo que esperas de un mensajero: pegar una captura de pantalla o adjuntar una imagen, responder a un mensaje concreto, reaccionar con un emoji, enviar un GIF y mencionar a alguien con @ para que el mensaje le aparezca con una marca de color.

Dos cosas son propias de aiku:

• Respuestas rápidas. Encima del cuadro de escritura hay chips como Done, Help!, Call me, OK, Thanks. Un toque envía la palabra. Existen porque un empaquetador con guantes y una tablet no debería tener que teclear. Tu grupo puede cambiar la lista.
• Traducción automática. Cada mensaje se traduce al idioma que cada participante usa en aiku. Tú lo lees en el tuyo, ellos en el suyo, y cualquiera puede tocar original para ver lo que se escribió de verdad. Nadie necesita escribir en inglés.

Tu lista My team son las pocas personas con las que más hablas. Añádelas con Add to my team y quedan arriba de la barra con su punto de presencia. En línea significa que la persona tiene la aplicación abierta y ha hecho algo en el último cuarto de hora; ámbar significa inactiva.

Preguntar a CRM o al almacén sobre un pedido

Esto es la mayor parte del tráfico del chat interno. Algunas pantallas tienen un botón que abre una conversación sobre ese documento exacto, con las personas correctas ya dentro:

• Página del albarán (delivery note): Ask CRM.
• Página del pedido: Ask warehouse y Ask CRM.
• Página de la sesión de picking: Ask CRM.
• Cuando un transportista se niega a generar la etiqueta de envío, el cuadro del envío muestra el error del propio transportista y un botón Ask CRM about this. Al tocarlo se publica el transportista y el error en la conversación de CRM del albarán por ti, sin teclear nada.

La conversación lleva el nombre de su documento, por ejemplo CRM · AFR26782, para que todos vean de qué trata antes de abrirla. Pulsar el botón otra vez más tarde vuelve a la misma conversación en lugar de crear una nueva.

Nadie más que tú ve una conversación recién creada hasta que se envía el primer mensaje, así que abrir una por error no molesta a nadie. Si no hay nadie al otro lado (una lista de destinatarios vacía y nadie con el rol), aiku te lo dice en lugar de mandar el mensaje a una sala vacía.

Quién recibe "Ask CRM" y "Ask warehouse"

Los destinatarios son una lista que tú cuidas, no todo el que alguna vez haya sido agente de atención al cliente. Cada tienda tiene sus propias listas, porque a los clientes de una tienda los atiende el equipo de esa tienda:

1. Abre los Settings de la tienda y busca la sección Staff chat.
2. Ask CRM goes to es la lista principal. Ask CRM backup se usa cuando nadie de la lista principal está activo en ese momento.
3. Ask warehouse goes to y Ask warehouse backup funcionan igual para las preguntas en la otra dirección.

Los Settings de la organización también tienen una sección Staff chat, pero solo para las listas de almacén: son el valor por defecto cuando una tienda no tiene las suyas. Ask CRM es siempre por tienda.

Las reglas que sigue aiku al pulsar el botón:

• Si alguien de la lista principal está activo, solo se añaden los activos.
• Si no, las personas activas de la lista de respaldo.
• Si nadie de ninguna lista está activo, se añade a todos los de ambas listas, y la pregunta espera al primero que vuelva.
• Si la tienda no tiene listas, la pregunta va a todos los que tengan los roles de atención al cliente de esa tienda (o los roles de almacén de ese almacén).

Así que si una pregunta de almacén le llega a alguien que no debería recibirla, el arreglo está en los Settings de la tienda, no en el chat. Quítalo de la lista, o dale a la tienda una lista si no la tenía.

Cerrar y mantener orden

Cerrar una conversación con X la archiva solo para ti; vuelve por sí sola cuando alguien escribe de nuevo en ella. También puedes usar Leave this conversation for now en una conversación de grupo. No se borra nada.

Los chats internos son conversaciones de trabajo, no privadas. RR. HH. y los administradores de la organización pueden leerlos desde Human Resources → Staff chat, que lista las conversaciones con sus mensajes. La página de sysadmin muestra recuentos y quién habla con quién, nunca el texto.

Hacerlo tuyo

En My profile puedes poner un Chat nickname, que sustituye a tu nombre en la barra, y elegir un tema de colores para el chat. Los administradores del grupo pueden editar las respuestas rápidas en Settings → Staff chat del grupo, una por línea.