Configurar una máquina de fichar

Antes de empezar

Una máquina de fichar siempre pertenece a un centro de trabajo (workplace) - el sitio físico cuya puerta vigila. Si tu organización todavía no tiene ningún centro de trabajo, crea uno primero en Human Resources → Working place; el formulario de la máquina no te dejará saltarte este paso. Si solo hay un centro de trabajo, aiku lo preselecciona por ti.

Crear la máquina

Ve a Human Resources → Clocking machines y pulsa el botón de crear Clocking machine. El formulario pide tres cosas:

• Name - cómo la llama tu equipo: "Puerta del almacén", "Recepción oficina", "Tablet nave de packing". Los nombres deben ser únicos dentro de la organización.
• Type - elige uno de los cuatro tipos habituales: QR Code, PIN, Barcode Scanner o Camera QR Scanner.
• Workplace - el centro de trabajo en el que vive.

Guarda, y la máquina aparece en la lista, ya activa. Eso es realmente todo - los códigos identificativos de la máquina se generan por ti entre bastidores.

Conectar el dispositivo

Lo que ocurre a continuación depende del tipo que hayas elegido.

PIN, Barcode Scanner y Camera QR: el enlace de kiosco

Estos tres funcionan en una tablet compartida, y la tablet llega hasta ahí a través de un enlace de kiosco. En la fila de la máquina en la lista de máquinas de fichar, pulsa el pequeño botón de tablet, y luego Generate link. aiku crea una dirección web privada solo para esta máquina; Copy para copiarla y ábrela en el navegador de la tablet que vas a dejar junto a la puerta.

La página de kiosco no necesita ningún inicio de sesión - el secreto está en el propio enlace - y muestra exactamente una cosa:

• un teclado numérico en una máquina PIN,
• un campo de escaneo en una máquina Barcode Scanner (conecta el lector de códigos de barras a la tablet),
• la vista de cámara en una máquina Camera QR.

El personal se acerca, teclea o escanea, y ve al instante una confirmación de entrada/salida fichada. Dos apuntes de mantenimiento: el botón Regenerate sustituye el enlace - el antiguo deja de funcionar de inmediato, que es exactamente lo que quieres si una tablet desaparece - y la columna Kiosk de la lista muestra de un vistazo si el método de kiosco de cada máquina está activado.

El PIN, el código de barras y el QR de cada empleado viven en su propia página Employee Clocking en aiku, así que no tienes nada que imprimir ni repartir salvo que quieras tarjetas identificativas.

Máquinas QR Code: imprimir y pegar

Una máquina QR Code no tiene tablet alguna - el trabajo lo hace la pared. Abre la máquina y usa Generate QR code: dale al código una label ("Entrada principal", "Puerta de incendios") y aiku produce una imagen QR que puedes imprimir. Genera tantos como puertas tengas; la lista de códigos QR de la máquina muestra cada uno con su etiqueta y un interruptor active.

Un empleado escanea el código impreso con la cámara de su teléfono, aterriza en su página Employee Clocking en aiku, y ficha entrada o salida como él mismo. Si un código impreso queda comprometido - fotografiado, compartido, llevado a casa - puedes desactivarlo o regeneratearlo, y el impreso antiguo se niega educadamente: "This QR Code is no longer active."

En la página de edit de la máquina, una máquina QR Code gana ajustes adicionales: Allow Coordinates Matching activa la comprobación de ubicación, el map picker te deja marcar un punto en tu edificio, y Radius (meters) indica cuán cerca debe estar el teléfono. Una máquina QR Code también tiene una pestaña Clocking policies, donde se pueden fijar reglas de presencial / remoto / híbrido para las personas que la usan.

Dónde aparecen los fichajes

Cada entrada y salida fichada, sea cual sea el método, se convierte en un registro de fichaje (clocking) que puedes ver desde tres ángulos:

• La máquina: abre la máquina → pestaña Clockings - todo lo que ha registrado ese dispositivo.
• El centro de trabajo: abre el centro de trabajo → su lista de fichajes - todo lo registrado en el sitio, en todas sus máquinas.
• La persona: el fichaje se empareja en el timesheet (parte de horas) del empleado, que es de donde salen las horas trabajadas.

Recursos Humanos también puede abrir cualquier fichaje individual para revisarlo o corregirlo - útil para la típica conversación de "se me olvidó fichar la salida".

Gestión del día a día

La página de edit de la máquina reúne los controles habituales: renombrarla, cambiar su status entre Connected y Disconnected (una máquina desconectada se queda en la lista pero está en reposo), y activar o desactivar cada método de fichaje. Una máquina que ya ha cumplido su función se puede eliminar de la lista con la confirmación habitual - sus fichajes registrados se quedan en los partes de horas, porque el histórico es el histórico.