Bodovanie čistých odovzdávok agenta
Prečo bodovať odovzdávku, a nie úsilie
Práca agenta je pre vás väčšinou neviditeľná: návštevy fabrík, telefonáty, urgovanie, kontroly. Nemôžete auditovať úsilie z inej krajiny a ani by ste sa o to nemali pokúšať. Čo overiť môžete, je výsledok, kvôli ktorému to úsilie vôbec existuje — tovar dorazí k prepravnému agentovi včas, kompletný, skontrolovaný kvalitou a s kompletnou dokumentáciou. Táto udalosť je čistá odovzdávka a skóre je jednoducho hodnotovo vážený podiel plánovaných objednávok, ktoré to za daný štvrťrok dosiahli.
Bodovanie odovzdávky namiesto aktivity má aj druhý prínos: skracuje rozhovor o provízii. Dohody zvyčajne viažu sadzbu provízie na štvrťročné pásma (napríklad 3 % pri 80 %+, 2,5 % pri 70 – 79 %, základ 2 % pod touto hranicou). Keď sa štvrťrok uzavrie, číslo je už na obrazovke — na tej istej obrazovke, ktorú agent sledoval celý štvrťrok, takže vyúčtovanie je formalita, nie vyjednávanie.
Päť faktov, ktoré musíte zaznamenať
Skóre sa počíta; nikdy sa nezadáva ručne. Počíta sa však z faktov, ktoré váš tím zaznamená pri každej objednávke u agenta, a je presne také čestné, ako toto zaznamenávanie. Na každú objednávku:
- Navrhovaný dátum pripravenosti — dátum, kedy podľa agenta budú tovar, doklady o kontrole kvality a súbor dokladov o súlade pripravené na odovzdanie. Zaznamenajte to, čo skutočne navrhli, nie to, čo by ste si priali.
- Schválený dátum pripravenosti — dátum, ktorý ste písomne schválili. Tým sa uzamkne štvrťrok objednávky a spustí sa sedemdňové okno na odovzdanie. Preverte ho ešte pred schválením: toto je jediná chvíľa, kedy je kontrola lacná a jej absencia drahá.
- Odovzdané — kedy tovar fyzicky dorazil k prepravnému agentovi, potvrdené z vašej strany alebo strany prepravného agenta, nikdy len na základe slova koordinačného agenta.
- Kontrola kvality prešla — kedy tovar prešiel dohodnutou kontrolou.
- Súbor dokladov o súlade kompletný — kedy boli dokumenty overené ako kompletné. Pri odovzdaní, nie neskôr.
Zaznamenajte každý fakt v deň, keď nastane. Štvrťrok rekonštruovaný z pamäti v trinástom týždni dáva skóre, podľa ktorého by nikto nemal platiť — v žiadnom smere.
Množstvo — štvrtý test čistej odovzdávky — nezaznamenávate ručne: vyplýva z toho, čo váš sklad skutočne prevezme oproti objednávke.
Kto by mal mať na starosti ktoré pole
Tu je otvorená časť. Každé z týchto polí je páka na príjem agenta a každú páku by mohli mať v rukách tri strany: agent, váš nákupný tím, alebo tvrdý systémový záznam. Princíp návrhu je jednoduchý:
Agent môže navrhnúť; schvaľujete len vy; a tam, kde fakt môže vychádzať z fyzického toku tovaru, ho odtiaľ zoberte namiesto toho, aby ho niekto napísal.
Konkrétne:
- Navrhovaný dátum pripravenosti — pole agenta, časom aj v jeho vlastnom prihlásení. Navrhovanie dátumov je jeho odbornosť a je neškodné: skóre beží podľa schváleného dátumu.
- Schválený dátum pripravenosti, výnimky — vaše, vždy, bez výnimiek. Práve tu žije manipulácia so skóre.
- Odovzdanie, kontrola kvality, súlad — dnes vaše; časom, čím viac budú vychádzať z príjmu na sklade a kontrolných zoznamov dokumentov namiesto ručného zadávania niektorým pracovníkom, tým silnejšie bude skóre.
- Samotné skóre — ničie. Je odvodené; nie je tu pole na úpravu.
Agent by nikdy nemal bodovať sám seba — nie preto, že by agenti boli nečestní, ale preto, že číslo, ktoré si niekto vystaví sám, je bezcenné, aj keď je pravdivé. Ak vám dnes agenti posielajú vlastné súhrny výkonnosti mailom, tento systém existuje presne na to, aby to nahradil.
Hygienický pás: sledovanie sledovateľného
Odhodlaný agent nemôže upraviť skóre, ale stále sa môže pokúsiť ovplyvniť jeho vstupy sociálne — presvedčiť váš tím k veľkorysým schváleniam. Panel skóre na stránke každého agenta preto nesie hygienický pás, a ten je určený pre vaše oči, nie pre agenta (jeho vlastný prehľad zobrazuje skóre bez neho):
- Priemerný posun dátumu pripravenosti pri schválení — priemerný rozdiel medzi tým, čo agent navrhol, a tým, čo bolo schválené. Hodnota blízko nuly so silným CHS je zdravý obraz. Hodnota blízko nuly so slabými dodacími termínami znamená, že návrhy sa razítkujú bez kontroly: prípadné navýšenie prechádza bez povšimnutia. Trvalo veľký rozdiel znamená, že návrhy sú bežne nerealistické — o tom stojí za to hovoriť s agentom.
- Vylúčené zo skóre — podiel plánovanej hodnoty, ktorému boli udelené výnimky. Výnimky sú legitímne (vaše vlastné neskoré zmeny, doložená vyššia moc), ale sú aj poistným ventilom skóre, a toto je meradlo naň. Nad 10 % svieti na červeno. Rastúci podiel výnimiek pri stabilnom skóre znamená, že skóre sa skôr udržiava, než že je zaslúžené.
- Odovzdané bez kontroly kvality alebo súladu — objednávky označené ako odovzdané s chýbajúcou jednou z kontrol. Toto by malo byť vždy nula; každý taký prípad je predovšetkým diera vo vašej vlastnej disciplíne zaznamenávania, pretože neskontrolovaná odovzdávka nemôže nikdy počítať ako čistá.
Každé z týchto polí je auditované: kto ho nastavil, kedy, z akej hodnoty na akú. Vzorec navyšovania, vzorec razítkovania bez kontroly alebo vlna výnimiek na konci štvrťroka sa dá spätne zrekonštruovať.
Disciplína výnimiek
Výnimky vyradia objednávku z oboch strán výpočtu. Udeľujte ich za to, čo hovorí vaša dohoda — vlastné oneskorenia, ktoré ste spôsobili, vaše schválené zmeny rozsahu, doložená vyššia moc — a odmietajte ich pri bežných výrobných problémoch, výhovorkách dodávateľa a zlyhaniach komunikácie, ktoré sú súčasťou samotnej práce. Dva zvyky udržia ventil čestný:
- Vyžadujte dôvod písomne, v danej chvíli. Pole výnimky nesie povinný dôvod; "dodávateľ bol pomalý" by nikdy nemalo prežiť kontrolu.
- Udeľujte skoro, alebo vôbec. Výnimka požadovaná vo chvíli, keď problém vznikne, je pravdepodobne skutočná. Dávka výnimiek požadovaná na konci štvrťroka, po tom, čo je skóre viditeľné, je riadenie skóre — hygienický pás to ukáže, ale lepšie je ju rovno odmietnuť.
Čo vám číslo nehovorí
CHS zámerne úzko meria vykonanie odovzdávky. Nehovorí nič o zlepšení ceny, rozvoji dodávateľa, kvalite komunikácie ani práci na nových produktoch — širší prehľad výkonnosti patrí do vašich pravidelných hodnotení, nie do vzorca provízie. Odolajte pokušeniu zliať všetko do jedného čísla: CHS funguje práve preto, že každý vstup je overiteľná udalosť.
A ešte jedna prevádzková poznámka: skóre existuje len pre objednávky so schváleným dátumom pripravenosti. Kým váš tím nezačne zaznamenávať dátumy na živých objednávkach, panel bude čestne hlásiť, že nič nemá. Meranie začína vtedy, keď začne disciplína.