Cursar una orden de compra y recibir la mercancía

Proveedores y agentes

Cada proveedor al que tu organización compra directamente vive en Procurement → Suppliers. La página de cada proveedor te da un botón Purchase Order para iniciar una orden nueva, más un menú lateral con Products, Purchase Orders y Stock Deliveries hasta la fecha.

Algunos proveedores solo son accesibles a través de un agente - una persona o empresa que compra en tu nombre en lugar de enviarte directamente. Los agentes tienen su propia lista en Procurement → Agents, y funcionan de la misma manera: las órdenes de compra y entregas contra un agente se registran en la página del agente en lugar de en la del proveedor.

Cursar una orden de compra

Desde la página del proveedor, pulsa Purchase Order. Esto crea una orden nueva en el estado In process - existe, pero todavía no se ha enviado nada al proveedor.

Mientras está en proceso:

• Usa Add Product para añadir una línea por cada producto que quieras, uno a uno.
• Cada línea puede ajustarse mientras la orden siga en proceso.
• Delete elimina la orden entera, siempre que todavía no se haya enviado nada al proveedor.

Cuando hayas añadido todo lo que quieres, pulsa Submit. Esto envía la orden y la pasa a Submitted.

Qué significan los estados

Una orden de compra pasa por una cadena corta y deliberada:

• In process - todavía estás construyendo la orden. Añade productos, envíala o elimínala.
• Submitted - la orden ha ido al proveedor. Puedes Confirmarla en cuanto el proveedor la haya aceptado, Undo Submit para devolverla a In process si algo necesita cambiarse, o Cancelarla del todo.
• Confirmed - el proveedor ha aceptado la orden. Puedes fijar o cambiar la Delivery date (la llegada estimada), y pulsar New Delivery para crear la entrega de stock que recibirá la mercancía. Mientras no exista una entrega para ella, también puedes hacer Undo Confirm para devolverla a Submitted.

A partir de aquí la orden se asienta sola según avanzan sus entregas de stock - no queda nada más que pulsar en la propia orden de compra. Termina Settled cuando todo ha llegado, o Not Received/Cancelled si la cosa no salió bien.

La entrega de stock: registrar lo que llegó

Pulsar New Delivery en una orden de compra confirmada crea la entrega de stock por ti, ya vinculada a las líneas de esa orden. También puedes empezar una desde cero en Procurement → Stock Deliveries, que solo pide un número y una fecha de entrega.

La página de una entrega de stock tiene pestañas para sus Items, los Pending Items todavía por resolver, Done Items, Attachments e History.

La entrega pasa después por sus propios estados:

• In process / Confirmed / Ready to ship - mientras todavía está en camino, puedes pulsar Mark as Dispatched en cuanto el proveedor la haya enviado, Mark as Received si ya ha llegado, o Delete si se creó por error.
• Dispatched - el paquete está en la carretera. Mark as Received en cuanto llegue a tu almacén, o Unmark as Dispatched para deshacerlo si en realidad todavía no ha salido.
• Received - la mercancía está físicamente en el almacén. Desde aquí comprueba cada artículo frente a lo que se pidió; la entrega pasa a Checked cuando eso está hecho, o puedes hacer Unmark as Received o Cancel de la entrega entera.
• Checked - si todavía no se ha colocado nada en stock, aquí todavía puedes Cancelar.
• Booking in / Booked in - las cantidades comprobadas se están dando de alta en el stock del almacén.
• Booked in - pulsa Place para colocar el stock recibido. Este es el estado final de trabajo de la entrega.

Comprobar un artículo significa confirmar cuánto de cada línea llegó realmente - no todos los pedidos llegan completos, y las cantidades de menos o de más aparecen en la pestaña Under/Over delivered items, así que nada se pierde en la diferencia entre lo que pediste y lo que llegó.

Poniéndolo todo junto

En resumen: cursa la orden contra el proveedor, envíala, espera a que el proveedor la confirme, y luego crea la entrega desde la orden confirmada. Marca la entrega como enviada cuando el proveedor la despache, como recibida cuando llegue, ve comprobando cada artículo y, por último, colócala - momento en el que el stock ya está en el almacén y listo para vender.