Vystavenie objednávky a prevzatie tovaru

Dodávatelia a agenti

Každý dodávateľ, od ktorého vaša organizácia nakupuje priamo, sa nachádza v Procurement → Suppliers. Stránka každého dodávateľa má tlačidlo Purchase Order na založenie novej objednávky, plus bočné menu s Products, Purchase Orders a doterajšími Stock Deliveries.

Niektorí dodávatelia sú dostupní len cez agenta - osobu alebo firmu, ktorá nakupuje vo vašom mene namiesto priameho dodávania. Agenti majú vlastný zoznam v Procurement → Agents a fungujú rovnako: objednávky a dodávky voči agentovi sa zaznamenávajú na stránke agenta namiesto stránky dodávateľa.

Vystavenie objednávky

Na stránke dodávateľa stlačte Purchase Order. Vytvorí sa nová objednávka v stave In process - existuje, ale dodávateľovi ešte nič nebolo odoslané.

Kým je v stave in process:

• Použite Add Product na pridanie riadku pre produkt, ktorý chcete, jeden po druhom.
• Každý riadok je možné upraviť, kým je objednávka stále in process.
• Delete zmaže celú objednávku, pokiaľ dodávateľovi ešte nič nebolo odoslané.

Keď máte pridané všetko, čo chcete, stlačte Submit. Tým sa objednávka odošle ďalej a presunie sa do stavu Submitted.

Čo znamenajú jednotlivé stavy

Objednávka prechádza krátkym, premysleným reťazcom:

• In process - stále staviate objednávku. Pridávajte produkty, odošlite ju, alebo ju zmažte.
• Submitted - objednávka bola odoslaná dodávateľovi. Môžete ju Confirm, akonáhle s ňou dodávateľ súhlasí, Undo Submit, aby ste ju vrátili späť do In process, ak treba niečo zmeniť, alebo ju úplne Cancel.
• Confirmed - dodávateľ objednávku prijal. Môžete nastaviť alebo zmeniť Delivery date (odhadovaný dátum príchodu) a stlačiť New Delivery, čím vytvoríte stock delivery, ktorá tovar prevezme. Kým pre ňu neexistuje žiadna dodávka, môžete tiež Undo Confirm a vrátiť ju späť do Submitted.

Odtiaľto sa objednávka usadí sama, ako postupujú jej dodávky - na samotnej objednávke už nie je čo klikať. Nakoniec skončí v stave Settled, keď všetko dorazí, alebo Not Received/Cancelled, ak to nevyšlo.

Stock delivery: zaznamenanie toho, čo dorazilo

Stlačením New Delivery na potvrdenej objednávke sa za vás vytvorí stock delivery, už prepojená s riadkami danej objednávky. Môžete tiež založiť dodávku od začiatku v Procurement → Stock Deliveries, kde stačí zadať number a date dodávky.

Stránka stock delivery má karty pre jej Items, ešte nevyriešené Pending Items, Done Items, Attachments a History.

Dodávka následne prechádza vlastnými stavmi:

• In process / Confirmed / Ready to ship - kým je stále na ceste, môžete stlačiť Mark as Dispatched, akonáhle ju dodávateľ odoslal, Mark as Received, ak už dorazila, alebo Delete, ak bola založená omylom.
• Dispatched - zásielka je na ceste. Mark as Received, keď dorazí do vášho skladu, alebo Unmark as Dispatched, ak sa to má vrátiť späť, pretože v skutočnosti ešte neodišla.
• Received - tovar je fyzicky v sklade. Odtiaľto skontrolujete každú položku voči tomu, čo bolo objednané; dodávka sa stane Checked, keď je to hotové, alebo môžete Unmark as Received, alebo celú dodávku Cancel.
• Checked - ak ešte nič nebolo uložené na sklad, stále tu môžete Cancel.
• Booking in / Booked in - skontrolované množstvá sa naskladňujú do skladu.
• Booked in - stlačte Place, aby ste prevzatý tovar uložili na miesto. Toto je posledný pracovný stav dodávky.

Kontrola položky znamená potvrdenie, koľko z každého riadku skutočne dorazilo - nie každá objednávka dorazí kompletná, a chýbajúce alebo prebytočné množstvá sa zobrazia na karte Under/Over delivered items, takže sa nič nestratí v rozdiele medzi tým, čo ste objednali, a tým, čo prišlo.

Ako to celé zapadá

V skratke: vystavte objednávku voči dodávateľovi, odošlite ju, počkajte, kým ju dodávateľ potvrdí, potom z potvrdenej objednávky vytvorte dodávku. Označte dodávku ako odoslanú, keď ju dodávateľ odošle, ako prijatú, keď dorazí, prekontrolujte jednotlivé položky a nakoniec ju uložte na miesto - vtedy je tovar v sklade a pripravený na predaj.